Rechtliches

Datenschutzerklärung

Entwurfsfassung vom 23. September 2026. Die endgültige Fassung wird nach Abschluss des Trägerwechsels auf die deutsche Gesellschaft eingesetzt und vor Produktivstart anwaltlich geprüft. Platzhalter in eckigen Klammern sind noch zu füllen.

1. Verantwortlicher

[Firma der betreibenden Gesellschaft], [Adresse], Iserlohn, E-Mail kontakt@ortiva-digital.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist [bestellt / nicht bestellt, da die Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen].

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland betrieben. Beim Aufruf erhebt der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserkennung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an sicherem und störungsfreiem Betrieb. Logeinträge werden nach [7] Tagen gelöscht. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO.

3. Keine Einwilligung erforderliche Cookies

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken und lädt keine Inhalte von Drittanbietern zur Reichweitenmessung. Schriften werden [lokal ausgeliefert / von Google Fonts geladen; in diesem Fall wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt, Rechtsgrundlage Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO].

4. Kontaktformular und Anfragen

Wenn Sie das Anfrageformular nutzen, verarbeiten wir Betrieb, Name, E-Mail-Adresse, optional Ihre Rufnummer, Branche und Ihr Anliegen, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei reiner Interessenabfrage Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden in unserem Kundenverwaltungssystem (EspoCRM, betrieben auf dem oben genannten Server in Deutschland) gespeichert und nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Kundenverwaltung, Angebote und Abrechnung

Zur Durchführung eines Auftrags verarbeiten wir Stammdaten, Kommunikation, Angebots- und Abrechnungsdaten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren bleiben unberührt.

6. Telefonempfang mit KI-Unterstützung

Buchen Sie den Telefonempfang, verarbeiten wir Verbindungsdaten, Anliegen, Terminwünsche und Rückrufnotizen. Zu Gesprächsbeginn erfolgt ein Hinweis auf den Einsatz eines KI-Systems. Audioaufzeichnungen werden nicht angelegt; Rohtranskripte werden nicht gespeichert, sondern unmittelbar zu Anliegen, Termin und Aufgabe verdichtet. Eingesetzte Dienstleister für Telefonie und Sprachverarbeitung sind [Anbieter], mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung bestehen.

7. Empfänger und Drittlandtransfer

Eine Übermittlung erfolgt nur an Auftragsverarbeiter, die für den Betrieb erforderlich sind: Hosting, Kundenverwaltung, Telefonie, Sprach- und Textverarbeitung sowie Steuerberatung und Zahlungsabwicklung. Findet eine Verarbeitung außerhalb der EU statt, geschieht dies auf Grundlage von Standardvertragsklauseln nach Artikel 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; die betroffenen Dienste sind [Anbieter mit Drittlandbezug].

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Artikel 15), Berichtigung (Artikel 16), Löschung (Artikel 17), Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18), Datenübertragbarkeit (Artikel 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Artikel 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, für uns die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

9. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit Rechtswirkung nach Artikel 22 DSGVO findet nicht statt. KI-gestützte Entwürfe werden vor Außenwirkung durch Menschen freigegeben.

10. Stand

Diese Erklärung hat den Stand 23. September 2026 und wird angepasst, wenn sich Verarbeitungen ändern.