Rechtliches

Datenschutzerklärung

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie nach Artikel 13 und 14 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch von ortiva-digital.de, bei Anfragen und in der Zusammenarbeit verarbeiten.

1. Verantwortlicher

RexSolution GmbH
Friedenstr. 7, 40667 Meerbusch
vertreten durch den Geschäftsführer Lars Wiesemann
E-Mail: kontakt@ortiva-digital.de

Ortiva ist ein Angebot der RexSolution GmbH. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil die Voraussetzungen des Artikels 37 DSGVO und des § 38 BDSG nicht vorliegen. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

2. Hosting und Server-Logfiles

Website und Kundenverwaltung betreiben wir auf einem eigenen Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). Unsere E-Mail-Postfächer liegen ebenfalls bei Hetzner, auf deren Webhosting-Servern in Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem. Das ist erforderlich, um die Website auszuliefern und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und störungsfreien Betrieb. Die Logeinträge werden nach 7 Tagen gelöscht. Die Verbindung ist durchgehend per TLS verschlüsselt.

3. Schriften

Alle Schriften liefern wir von unserem eigenen Server aus. Eine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftanbietern findet nicht statt.

4. Cookie-Einstellungen und Google Analytics

Ihre Auswahl im Cookie-Banner speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers. Das ist für die Funktion des Banners unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Nur wenn Sie im Banner „Alle akzeptieren“ wählen, nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Vorher wird kein Analytics-Code geladen. Google Analytics setzt Cookies (zum Beispiel „_ga“ mit einer Speicherdauer von bis zu 2 Jahren) und verarbeitet Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefähren Standort sowie Geräte- und Browserinformationen. IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht gespeichert. Abgesendete Anfragen zählen wir als Ereignis, ohne dabei Namen oder Kontaktdaten an Google zu übermitteln. Wir werten die Daten nur zusammengefasst aus, um die Website zu verbessern; Werbe- und Personalisierungsfunktionen sind deaktiviert.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich; sie stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google zertifiziert ist. Analytics-Daten werden spätestens nach 14 Monaten gelöscht.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie im Seitenfuß auf „Cookie-Einstellungen“ klicken und „Nur notwendige“ wählen.

5. Anfrageformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie das Anfrageformular nutzen, verarbeiten wir Name des Betriebs, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihre Telefonnummer, Branche, gewähltes Paket und Ihre Nachricht. Schreiben Sie uns eine E-Mail, verarbeiten wir Ihre Adresse und den Inhalt der Nachricht. Wir nutzen die Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Angebot zu erstellen.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist erforderlich, damit wir antworten können; alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Anfragen speichern wir in unserer Kundenverwaltung (EspoCRM, betrieben auf dem in Abschnitt 2 genannten Server). Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir die Daten spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt. E-Mails empfangen und versenden wir über unsere Postfächer bei Hetzner (Abschnitt 2).

6. Kundenverwaltung, Angebote und Abrechnung

Zur Durchführung eines Auftrags verarbeiten wir Stamm- und Kontaktdaten der Ansprechpersonen, Kommunikation, Angebots-, Vertrags- und Abrechnungsdaten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für gesetzliche Aufbewahrungspflichten Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen bewahren wir sechs beziehungsweise acht bis zehn Jahre auf, wie es das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung vorschreiben. Danach werden die Daten gelöscht.

7. KI-gestützte Textentwürfe

Für Textentwürfe, etwa Antworten auf Anfragen oder Angebotsentwürfe, nutzen wir KI-Sprachmodelle über den Dienst OpenRouter, Inc. (USA) als Auftragsverarbeiter. OpenRouter leitet die Anfrage ausschließlich an Rechenzentren von Google Cloud oder Amazon Web Services weiter, die als Unterauftragsverarbeiter tätig sind. Dabei können Inhalte Ihrer Anfrage verarbeitet werden. Wir haben Zero Data Retention aktiviert: Die Inhalte werden nach der Beantwortung nicht gespeichert, nicht protokolliert und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Da OpenRouter seinen Sitz in den USA hat, stützt sich die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Artikel 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Jeder Entwurf wird vor der Verwendung von einem Menschen geprüft.

8. Telefonempfang mit KI-Unterstützung

Setzen wir für Ortiva einen KI-gestützten Telefonempfang ein, verarbeiten wir Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs, Ihr Anliegen, Terminwünsche und Rückrufnotizen. Zu Gesprächsbeginn weisen wir darauf hin, dass Sie mit einem KI-System sprechen; Sie können jederzeit die Weiterleitung an einen Menschen oder einen Rückruf verlangen. Audioaufnahmen werden nicht gespeichert. Das Gespräch wird nur während des Anrufs verarbeitet und anschließend zu einer kurzen Notiz mit Anliegen, Termin und Aufgabe zusammengefasst; ein vollständiges Transkript wird nicht aufbewahrt. Die Dienstleister für Telefonie und Sprachverarbeitung benennen wir hier, bevor der Telefonempfang startet. Betreiben wir den Telefonempfang im Auftrag eines Kunden, ist dieser Kunde Verantwortlicher; wir handeln dann als sein Auftragsverarbeiter.

9. Empfänger und Drittlandübermittlung

Ihre Daten erhalten nur Dienstleister, die wir für den Betrieb benötigen und die wir als Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichtet haben: Hosting und E-Mail (Hetzner), Textentwürfe (OpenRouter) und Webanalyse nach Einwilligung (Google). Hinzu kommen gegebenenfalls Steuerberatung, Banken und Behörden, soweit das gesetzlich erforderlich ist. Eine Übermittlung in die USA ist bei Google Analytics nach Ihrer Einwilligung (Abschnitt 4) und bei der Weiterleitung von Textentwürfen über OpenRouter (Abschnitt 7) möglich. Wir verkaufen keine Daten.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO), Berichtigung (Artikel 16), Löschung (Artikel 17), Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18) und Datenübertragbarkeit (Artikel 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Artikel 7 Abs. 3). Eine E-Mail an kontakt@ortiva-digital.de genügt.

Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO: Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Werbliche Ansprache können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verwenden Ihre Daten dann nicht mehr zu diesem Zweck.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Artikel 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

11. Keine automatisierte Entscheidung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung nach Artikel 22 DSGVO findet nicht statt. Entscheidungen über Angebote und Verträge trifft ein Mensch.

12. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, unter anderem verschlüsselte Verbindungen, schlüsselbasierte Serverzugänge, tägliche Sicherungen und eine Trennung der Systeme nach Zuständigkeit.

13. Stand

Stand: 11. Oktober 2026. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Verarbeitungen oder Dienstleister ändern.